ระบบการจัดการเอกสาร (Document management system)

ประกอบด้วย ระบบการประมวลผลคำ, ระบบการประมวลผลภาพ, การจัดพิมพ์ตั้งโต๊ะ, การทำสำเนาเอกสาร และหน่วยเก็บข้อมูลถาวร
ระบบการประมวลผลคำ (Word Processing)
เป็นโปรแกรมสำเร็จรูปที่ใช้สำหรับช่วยในการพิมพ์เอกสารต่างๆ ได้เร็วขึ้น โดยมีจุดเด่น คือ สามารถเปลี่ยนแปลงข้อมูลได้ตลอดเวลา โปรแกรมสำเร็จรูปประเภทประมวลผลคำมีหลายโปรแกรม ทั้งภาษาไทยและภาษาอังกฤษ เช่น CU-Writer, เวิร์ดราชวิถี, Word Perfect, Wordstar และMicrosoft word เป็นต้น โดยส่วนมากโปรแกรมประเภทนี้ จะช่วยสร้างเอกสาร แก้ไข จัดรูปแบบ ขอบเขตของเอกสาร การบันทึกเอกสาร การคัดลอกหรือการย้ายข้อความเป็นบล๊อก การค้นหาคำ การแทนที่คำ การตรวจสอบคำผิด และการทำ จดหมายเวียน Microsoft word 97 ยังมีความสามารถพิเศษอื่นๆอีกมากมาย เช่นการตรวจคำและไวยากรณ์ การนับคำ และความสามารถ ในการเรียกข้อความขึ้นมาดูก่อนสั่งพิมพ์

การจัดพิมพ์ตั้งโต๊ะ (Desktop Publishing)
สำนักงานในปัจจุบันนิยมใช้กันมาก เนื่องจากสามารถใช้กับเครื่องคอมพิวเตอร์ส่วนบุคคล ไม่จำเป็นต้องเป็นเครื่องเฉพาะ Desktop Publishing เป็นเทคโนโลยีพัฒนามาจาก Word Processing โดยเป็นการผสมระหว่างซอฟท์แวร์ทางด้าน Word Processing ที่มีความสลับซับซ้อนกับโปรแกรมด้านกราฟฟิก สามารถใช้แบบตัวอักษรได้หลายภาพ หลายแบบ การใช้สี ภาพที่ได้จากการสแกนเนอร์ รวมทั้งการใช้เครื่องพิมพ์เลเซอร์ ความละเอียดสูง ทำให้เอกสารที่ได้มีความชัดเจน ละเอียด โดยทั่วไปหน่วยงานที่นำโปรแกรม Desktop Publishing มาใช้มักใช้กับการทำรายงาน วารสาร แผ่นพับ และเอกสารต่างๆ โดยสามารถเพิ่มความเร็วในการทำงาน และลดค่าใช้จ่ายทางด้านบุคลากรที่ขาดแคลน โปรแกรมประเภทนี้ที่นิยมใช้ ได้แก่ PageMaker, CorelDraw และ Microsoft PowerPoint เป็นต้น ในส่วนของฮาร์ดแวร์ เครื่องคอมพิวเตอร์ควรจะมีหน่วยความจำตั้งแต่ 16 เมกะไบต์ (MB) ขึ้นไป และควรจะมีความละเอียดบนจอภาพตั้งแต่ 800 600 จุด ขนาดของจอภาพ ตั้งแต่ ขึ้นไป แต่ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับตัวโปรแกรมและความละเอียดของภาพ ขนาดของภาพ เป็นต้น1.3 ระบบการประมวลผลภาพ (Image Processing System) เป็นระบบที่มีการประมวลผลโดยอาศัยรูปภาพ ซึ่งนับเป็นความก้าวหน้าทางเทคโนโลยีอย่างยิ่ง โดยการอาศัยอุปกรณ์ในการสแกนภาพเข้าไปในคอมพิวเตอร์โดยใช้เครื่องสแกนเนอร์ (Scanner) ต่อเชื่อมกับเครื่องคอมพิวเตอร์และเครื่องพิมพ์เลเซอร์ จากนั้นก็เข้าสู่โปรแกรมการสแกนภาพ ซึ่งโปรแกรมนี้จะทำหน้าที่ในการติดต่อระหว่างอุปกรณ์ต่างๆ หากอุปกรณ์ใดไม่พร้อมโปรแกรมจะแสดงข้อความเตือน ภาพที่ถ่ายเข้าไปสามารถที่จะปรับแต่ง ย่อ ขยาย หรือใส่ข้อความประกอบเข้าไป เช่นโปรแกรม Aldus PageMaker, Microsoft office การประมวลภาพมักนิยมใช้ร่วมกับระบบบริการต่างๆ โดยผ่านเครือข่ายเฉพาะที่

การทำสำเนา (Reprographics)
เป็นกระบวนการทำสำเนาเอกสารต่างๆ เช่น การทำสำเนารายงานจดหมาย และเอกสารอื่นๆ เพื่อที่จะสามารถแจกจ่ายเอกสารให้กับผู้ที่เกี่ยวข้องได้รวดเร็ว ในสมัยนี้การพิมพ์สำเนาเอกสารจำนวนมากนิยมใช้เครื่องระบบสำเนาอัจฉริยะ (Intelligent Copier System) โดยเอาเครื่องนี้ต่อเชื่อมกับเครื่องคอมพิวเตอร์ขนาดกลาง หรือขนาดเล็ก และต่อเข้ากับเครื่องพิมพ์เลเซอร์ วิธีการทำเอกสารจะถูกทำขึ้นที่เครื่องคอมพิวเตอร์ และส่งมายังเครื่องอัดสำเนา ซึ่งเครื่องอัดสำเนาจะพิมพ์สำเนาตามที่ผู้ใช้ต้องการได้อย่างรวดเร็ว

หน่วยเก็บข้อมูลถาวร (Archival Storage)
การจัดเก็บเอกสารในสมัยก่อนจะ อยู่ในรูปกระดาษเมื่อนานเข้าจำนวนเอกสารก็เพิ่ม การค้นหาเอกสารทำได้ยาก และการเก็บรักษาก็ใช้พื้นที่มาก ในปัจจุบันเอกสารต่างๆได้ถูกเก็บบันทึกไว้ในคอมพิวเตอร์โดยเฉพาะ หน่วยเก็บข้อมูลสำรอง เช่น จานแม่เหล็ก (Disk) แผ่นแม่เหล็ก(Diskette) เทปแม่เหล็ก (Magnetic Tape) จานแสดง (Optical Disk) และคอมพิวเตอร์แสดงผลไมโครฟิลม์ (Computr Output Microfilm :COM) ทำให้องค์การสามารถจัดเก็บข้อมูลได้มาก สะดวกในการเก็บรักษาใช้พื้นที่น้อย จึงเป็นที่นิยมในปัจจุบัน

เทคโนโลยีอาคารอัจฉริยะ

เทคโนโลยีอาคารสำนักงานอัจฉริยะ
โดย ประชาชาติธุรกิจวัน พฤหัสบดี ที่ 5 กรกฎาคม พ.ศ. 2550 02:02 น.คอลัมน์ decorate

คอมพิวเตอร์ที่ใช้งานสำหรับมืออาชีพนั้นประกอบด้วยองค์ประกอบหลักสองส่วนด้วยกัน คือ ฮาร์ดแวร์ที่มีประสิทธิภาพ และซอฟต์แวร์ชั้นดีที่มีความเสถียรภาพ องค์ประกอบทั้งสองอย่างเมื่อรวมกันจะสร้างประสิทธิผลให้กับผู้ใช้งานได้อย่างมากมาย นี่คือนิยามของอาคารสำนักงานอัจฉริยะ The Offices @ Central World อาคารกระจกสูงเด่นเป็นสง่ากลางแยกราชประสงค์ ซึ่งเจ้าของอาคารมีแนวคิดที่จะให้เป็นอาคารสำนักงานอัจฉริยะ หรือ smart office ที่จะมาเชิดหน้าชูตากรุงเทพฯให้ทัดเทียมมหานครชั้นนำอย่างนิวยอร์ก ลอนดอน โตเกียว BPB เรือนตะวัน ของบริษัท ไทยผลิตภัณฑ์ยิบซั่ม จำกัด (มหาชน) แนะนำอาคารอัจฉริยะที่หลายคนอาจยังไม่รู้ การออกแบบอาคาร The Offices @ Central World ได้รับการพัฒนาต่อเนื่องจากโครงสร้างเดิม จึงยังคงผังบริเวณและขอบเขตของอาคารให้เป็นไปตามรูปแบบเดิมที่มีอยู่แล้ว คำว่า อัจฉริยะ ของตึกนี้มาจากเทคโนโลยีที่ทันสมัย สถาปัตยกรรมที่ผสมผสานเข้ากับสภาพแวดล้อมอย่างลงตัว ซึ่งพยายามทิ้ง open space ไว้เป็น public area ให้มากขึ้น จึงเป็นที่มาของสระน้ำและสวนหย่อมขนาดย่อมหน้าออฟฟิศ ความอัจฉริยะทางสถาปัตยกรรม ยังเกิดจากการจัดสรรพื้นที่ใช้สอยอย่างมีประสิทธิภาพด้วยโครงสร้างภายในแบบ central core คือแทนที่จะนำเสามาไว้ตรงกลาง ก็เปลี่ยนเป็นเนื้อที่ของส่วนบริการอาคารทั้งหมด เช่น ลิฟต์โดยสารและขนของ ห้องเครื่อง ห้องน้ำ และสิ่ง จำเป็นอื่นๆ จึงมีพื้นที่ใช้สอยมากขึ้น บริเวณโถง lobby atrium ด้านหน้าได้ออกแบบให้มีความสูงเท่าตึก 5 ชั้น สามารถมองเห็นทัศนียภาพได้ทั้งจากภายในและภายนอก จึงช่วยเชื่อมต่อบรรยากาศของพื้นที่ภายในกับภายนอก ให้เข้ากันได้ ด้านเทคโนโลยีอาคารนี้ติดตั้งระบบลิฟต์ทันสมัยล่าสุดที่มีความเร็วสูงมาใช้เป็นแห่งแรกในประเทศไทย ความอัจฉริยะของลิฟต์จะช่วยบริหารเวลาการใช้ลิฟต์ในชั่วโมงเร่งด่วนอย่างมีประสิทธิภาพ และเพิ่มขีดความปลอดภัยด้วยระบบ access card ที่ช่วยแจ้งตำแหน่งของลิฟต์ที่จะไปยังชั้นเป้าหมายโดยไม่ต้องแวะไปยังชั้นอื่น ความอัจฉริยะของระบบลิฟต์นี้จะช่วยประหยัดพลังงานและประหยัดเวลา เพราะมันเป็นการ grouping คนที่มีปลายทางเดียวกันไปด้วยกัน อาคารนี้ได้จัดให้บริเวณของห้องทำงานก็ติดกับกระจก ทำให้ประหยัดพลังงานเพราะได้รับแสงสว่างจากธรรมชาติ และยังทำให้ผู้ใช้งานได้มองเห็นวิวภายนอกอีกด้วย นอกจากนี้ยังแก้ปัญหาของระบบปรับอากาศที่มักมีปัญหาในอาคารสูงในเมืองไทยที่มักจะมีอุณหภูมิไม่เท่ากัน ด้วยระบบเทคโนโลยีเครื่องปรับอากาศที่ช่วยถ่ายเทอากาศภายในอาคาร และปรับอุณหภูมิภายในให้เหมาะสมกับสภาพอากาศภายนอก
นอกจากนี้อาคารจอดรถ 3 ชั้นของ The Offices @ Central World ซึ่งถูกออกแบบมาเป็นพิเศษจะสามารถรองรับรถได้กว่า 7,000 คัน และรองรับปริมาณรถหมุนเวียนรถเข้าออกได้ถึง 35,000 คันต่อวัน

หลักเกณฑ์การพิจารณาการนำระบบสำนักงานอัตโนมัติมาใช้

เนื่องจากระบบสำนักงานอัตโนมัติเป็นงานที่ต้องใช้ผู้เชี่ยวชาญ เฉพาะด้านเป็นผู้จัดระบบก่อนจะสร้างระบบสำนักงานอัตโนมัติคงต้องเป็นหน้าที่ของบุคคลดังต่อไปนี้

1. ผู้ขายอุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์ จะให้บริการด้านการให้คำปรึกษาเพื่อหาความเป็นไปได้ของแต่ละสำนักงาน ในการการเปลี่ยนจากสำนักงานธรรมดาเป็นสำนักงานอัตโนมัติ แต่มักจะพบว่าผู้ขายพยายามจะยัดเยียดอุปกรณ์บางอย่างที่ไม่จำเป็นต้องใช้ หรืออาจบีบบังคับให้ลูกค้าตกลงทำสัญญาซื้อผลิตภัณฑ์ก่อนที่จะได้ทำการวิจัยว่าเหมาะสมหรือยัง

2. ทีมงานเฉพาะกิจของบริษัท สำนนักงานอัตโนมัติควรมีพนักงานที่มาความชำนาญด้านการจัดการข้อมูล เข้ามาร่วมด้วยเพราะมีความคุ้นเคยกับระบบข้อมูลในปัจจุบัน

3. ที่ปรึกษา บางบริษัทไม่มีพนักงานที่มีความชำนาญพอ จะต้องอาศัยที่ปรึกษาจากนอกบริษัทซึ่งเป็นบุคคลที่เชี่ยวชาญระบบอัตโนมัติเป็นพิเศษ

4. ทีมงานเฉพาะกิจร่วมกับที่ปรึกษา เป็นการจับมือระหว่างบุคคลภายนอก เพราะทีมงานในบริษัทย่อมรู้ซึ้งและให้ข้อมูลของบริษัท ในขณะที่ที่ปรึกษามีความรู้เป็นอย่างดี สามารถพิจารณาปัญหาทุกแง่ทุกมุมโดยปราศจากอคติ ซึ่งวิธีนี้นิยมใช้กันมากที่สุด